Warum Unternehmen bei der Cloud scheitern – und was das für die Bauadministration bedeutet
Die Cloud – beschlossen, aber nicht umgesetzt
Bauunternehmen und Architekturbüros formulieren in ihren Strategien ambitionierte Ziele: digitale Transformation, papierlose Baustelle, zentrale Plattformen, Effizienz durch Automatisierung. In Präsentationen und Leitbildern liest man: „Wir gehen in die Cloud.“ oder “First Cloud”
Doch ein Blick in den Arbeitsalltag zeigt ein anderes Bild: Leistungsverzeichnisse werden lokal als PDF ausgetausch und gespeichert, Rechnungen als PDF hin- und hergeschickt, Pläne in Ordnern abgelegt und von Freigaben per Stempel oder Unterschrift begleitet.
Die Cloud bleibt Strategie – aber wird nicht Realität!
Warum ist das so? Und vor allem: Was sind die Folgen, wenn die Bauadministration weiterhin auf veralteten On-Premise-Lösungen basiert?
Und noch entscheidender: Wie lässt sich der Wandel tatsächlich realisieren – nicht nur technisch, sondern auch kulturell und organisatorisch?
Zwischen digitaler Vision und analoger Praxis: Ein Branchenparadox
In kaum einer Branche ist die Diskrepanz zwischen Anspruch und Umsetzung digitaler Strategien so gross wie im Bauwesen – insbesondere in der Bauadministration.
Typisches Szenario:
Das Problem:
Die Technik ist vorhanden – aber sie wird nicht genutzt. Oder nur in Teilen, mit Ausnahmen, mit Workarounds. Das strategische Ziel wird verfehlt, und niemand spricht offen darüber.
Warum die Cloud in der Bauadministration blockiert wird?
Die Ursachen sind vielfältig – aber überraschend oft menschlich, nicht technisch.
| Psychologische Barrieren | Kulturelle Blockaden | Systembedingte Hindernisse |
| Verlustangst: Die Kontrolle über eigene Dateien wird als Sicherheit empfunden. Wer alles lokal speichert, „weiss, wo es ist“ – auch wenn das Chaos wächst. | Hierarchie und Silodenken: Projektcontrolling, AVOR, Einkauf und Bauleitung nutzen jeweils ihre eigenen Tools. Eine cloudbasierte Plattform würde Transparenz schaffen – doch nicht jeder will „gesehen“ werden. | Fragmentierte Systemlandschaft: Unternehmen haben gewachsene IT-Strukturen mit teils 10+ verschiedenen Einzellösungen. |
| Komfortzone: Nach 10 Jahren mit dem gleichen Ausschreibungstool ist der Wechsel unbequem. „Warum etwas ändern, das funktioniert?“ | Fehlende Change-Kommunikation: Die Cloud wird als technische Massnahme eingeführt – ohne zu erklären, was sich für wen konkret ändert (und verbessert). | Kein einheitliches Datenmodell: Ohne klare Struktur hilft auch die beste Cloud nichts – wenn jeder Ordner anders benannt ist, entsteht Chaos in der Wolke. |
| Unsicherheit: Mitarbeitende fürchten, mit neuen Systemen nicht zurechtzukommen. Besonders ältere Kollegen oder solche ohne IT-Affinität. |
Was auf dem Spiel steht: Der Preis des Zögerns
Unternehmen unterschätzen die Kosten des Nichthandelns. Sie fürchten die Investition in eine neue Lösung – merken aber nicht, wie teuer Stillstand wirklich ist.
| Ineffiziente Abläufe | Versteckte Kosten | Wettbewerbsnachteil |
| Rechnungen, die zweimal erfasst werden (Papier & ERP) | Lokale IT-Infrastruktur muss gepflegt, gewartet und abgesichert werden | Öffentliche Auftraggeber erwarten zunehmend digitale Abwicklung |
| Freigaben, die sich wegen Urlaubs oder Missverständnissen verzögern | Datenverluste durch fehlerhafte Ablagen oder defekte Festplatten | Bauherren und Investoren fordern transparente, digital nachvollziehbare Prozesse |
| Versionen von Leistungsverzeichnissen, die auf dem Server kollidieren | Personalkosten durch manuelle Nacharbeit | Ohne durchgängige digitale Prozesse sind die Erwartungen nicht umsetzbar |
Der Wandel beginnt beim Mindset – nicht beim Server
Wer Cloudlösungen erfolgreich einführen will, braucht mehr als IT-Know-how. Er braucht Organisationsentwicklung.
Erfolgsfaktoren:
Die Cloud als Voraussetzung für die Zukunft der Bauadministration
Die Cloud ist kein Endpunkt, sondern ein Sprungbrett. Ohne sie sind viele Zukunftstechnologien gar nicht nutzbar:
Kurz gesagt: Ohne Cloud keine Zukunftsfähigkeit der Bauadministration.
Massnahmenplan: Wie die Cloudstrategie in der Praxis geling
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Phase |
Massnahme |
Ziel |
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1. Standortbestimmung |
Welche Prozesse laufen noch analog? Welche Tools sind redundant? |
Übersicht schaffen |
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2. Pilotprojekt starten |
Z. B. digitale Rechnungsprüfung und Kostenkontrolle in BAU4x |
Erfolgserlebnis erzeugen |
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3. Rollen definieren |
Wer ist Key User? Wer trägt Verantwortung für Inhalte und Pflege? |
Struktur schaffen |
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4. Schulung & Support |
Mitarbeitende dort abholen, wo sie stehen – mit echten Beispielen |
Sicherheit schaffen |
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5. Kommunikation & Führung |
Erfolge sichtbar machen, Führungskräfte als Vorbilder einbinden |
Kulturwandel fördern |
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6. Skalierung & Integration |
Weitere Prozesse nachziehen (z. B. Planprüfung, Nachträge, Verträge) |
Effizienz steigern |
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7. Evaluation & Optimierung |
Regelmässiges Feedback, Fehlerquellen identifizieren |
Nachhaltigkeit sichern |
Digitalisierung beginnt mit Entscheidung – und Konsequenz
Es gibt einige Unternehmen in der Baubranche, welche den Wunsch nach Digitalisierung haben – doch nur wenige schaffen die Umsetzung. Die Cloudstrategie ist dabei keine IT-Frage, sondern eine Haltungsfrage.
In der Bauadministration bedeutet das konkret:
Der Schlüssel liegt nicht in der Software, sondern im Zusammenspiel von Technik, Mensch und Organisation.
Wer das verstanden hat – und konsequent handelt – wird in der Bauadministration nicht nur effizienter, sondern auch resilienter.