Strategie vs. Realität

Warum Unternehmen bei der Cloud scheitern – und was das für die Bauadministration bedeutet

Die Cloud – beschlossen, aber nicht umgesetzt

Bauunternehmen und Architekturbüros formulieren in ihren Strategien ambitionierte Ziele: digitale Transformation, papierlose Baustelle, zentrale Plattformen, Effizienz durch Automatisierung. In Präsentationen und Leitbildern liest man: „Wir gehen in die Cloud.“ oder “First Cloud”

Doch ein Blick in den Arbeitsalltag zeigt ein anderes Bild: Leistungsverzeichnisse werden lokal als PDF ausgetausch und gespeichert, Rechnungen als PDF hin- und hergeschickt, Pläne in Ordnern abgelegt und von Freigaben per Stempel oder Unterschrift begleitet.

Die Cloud bleibt Strategie – aber wird nicht Realität!

Warum ist das so? Und vor allem: Was sind die Folgen, wenn die Bauadministration weiterhin auf veralteten On-Premise-Lösungen basiert?
Und noch entscheidender: Wie lässt sich der Wandel tatsächlich realisieren – nicht nur technisch, sondern auch kulturell und organisatorisch?

Zwischen digitaler Vision und analoger Praxis: Ein Branchenparadox

In kaum einer Branche ist die Diskrepanz zwischen Anspruch und Umsetzung digitaler Strategien so gross wie im Bauwesen – insbesondere in der Bauadministration.

Typisches Szenario:

• Eine moderne Cloudlösung wird in einem IT-Projekt evaluiert
• Die Geschäftsleitung zeigt sich begeistert: zentrales Dokumentenmanagement, digitale Freigabeprozesse, BIM-ready
• Doch die Einführung stockt. Bauleiter*innen arbeiten weiter mit Excel-Listen, Projektleitungen speichern lokal, Sekretariate drucken aus und heften ab

Das Problem:
Die Technik ist vorhanden – aber sie wird nicht genutzt. Oder nur in Teilen, mit Ausnahmen, mit Workarounds. Das strategische Ziel wird verfehlt, und niemand spricht offen darüber.

Warum die Cloud in der Bauadministration blockiert wird?

Die Ursachen sind vielfältig – aber überraschend oft menschlich, nicht technisch.

Was auf dem Spiel steht: Der Preis des Zögerns

Unternehmen unterschätzen die Kosten des Nichthandelns. Sie fürchten die Investition in eine neue Lösung – merken aber nicht, wie teuer Stillstand wirklich ist.

Der Wandel beginnt beim Mindset – nicht beim Server

Wer Cloudlösungen erfolgreich einführen will, braucht mehr als IT-Know-how. Er braucht Organisationsentwicklung.

Erfolgsfaktoren:

• Frühzeitige Einbindung der Nutzer: Nicht nur Entscheider – sondern die Anwender*innen im Alltag
• Piloten statt Big Bang: Ein konkretes Projekt als Testfeld – z. B. eine Bauabrechnungskontrolle mit BAU4x als End-to-End-Prozess
• Schulungen mit Praxisfokus: „Wie prüfe ich die Baukosten mobil?“ statt „Was ist die Cloud?“
• Change-Kommunikation mit Nutzenargumenten: Was bringt mir als Projektleiter die neue Plattform wirklich?

Die Cloud als Voraussetzung für die Zukunft der Bauadministration

Die Cloud ist kein Endpunkt, sondern ein Sprungbrett. Ohne sie sind viele Zukunftstechnologien gar nicht nutzbar:

• BIM (Building Information Modeling) benötigt zentrale, versionssichere Datenhaltung.
• KI-gestützte Analysen für Kostenplanung, Ausschreibungen, Vergaben oder Nachtragsprüfung brauchen strukturierte, digitale Daten in Echtzeit.
• Automatisierung von Prüflogiken (z. B. bei Rechnungen) funktioniert nur mit durchgängigen, digitalen Workflows.
• IoT-Anwendungen in der Baustellenüberwachung liefern nur dann Mehrwert, wenn die Daten ausgewertet, verknüpft und geteilt werden – all das funktioniert nur cloudbasiert.

Kurz gesagt: Ohne Cloud keine Zukunftsfähigkeit der Bauadministration.

Massnahmenplan: Wie die Cloudstrategie in der Praxis geling

Digitalisierung beginnt mit Entscheidung – und Konsequenz

Es gibt einige Unternehmen in der Baubranche, welche den Wunsch nach Digitalisierung haben – doch nur wenige schaffen die Umsetzung. Die Cloudstrategie ist dabei keine IT-Frage, sondern eine Haltungsfrage.

In der Bauadministration bedeutet das konkret:

• Wer weiterhin auf lokale Lösungen setzt, riskiert Ineffizienz, Medienbrüche und Projektverluste.
• Wer in die Cloud wechselt, gewinnt Transparenz, Geschwindigkeit und Zukunftssicherheit – vorausgesetzt, der Wandel wird ernst genommen.

Der Schlüssel liegt nicht in der Software, sondern im Zusammenspiel von Technik, Mensch und Organisation.
Wer das verstanden hat – und konsequent handelt – wird in der Bauadministration nicht nur effizienter, sondern auch resilienter.